Objectif général

Cette formation vise à fournir aux participants les compétences nécessaires pour mettre en place et gérer la dématérialisation des dossiers des agents dans la fonction publique. Elle permet de comprendre les enjeux juridiques, organisationnels et techniques liés à la numérisation des dossiers tout en garantissant la sécurité des données et la conformité avec la réglementation.

Note de satisfaction attribuée à cette formation : 4,5/5

Prérequis

Connaissance de base de la gestion administrative des dossiers des agents : Les participants doivent comprendre les principes de gestion des dossiers dans la fonction publique et connaître les obligations administratives relatives aux agents.
Familiarité avec les outils numériques : Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’information ou la gestion documentaire numérique est recommandée pour mieux appréhender les aspects techniques de la dématérialisation.
Notions de protection des données personnelles : Connaissance de base des enjeux liés au RGPD et à la protection des données serait un atout.

Inscription a la formation

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1 jour (7 heures)

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Présentiel à privilégier – Distanciel possible

Dans nos bureaux parisiens
ou en vos locaux

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10 participants
maximum

Objectifs

Comprendre le cadre juridique et réglementaire de la dématérialisation dans la fonction publique
Mettre en place un processus de dématérialisation efficace et sécurisé
Assurer la sécurité et la confidentialité des données numériques
Gérer le changement et accompagner les équipes dans la transition numérique
Suivre et évaluer la mise en œuvre de la dématérialisation

Public visé

• Responsables des ressources humaines (RH), chargés de la gestion administrative des agents.
• Responsables informatiques en charge de la mise en œuvre des solutions de dématérialisation.
• Directeurs et cadres administratifs, supervisant la transition numérique des dossiers des agents.
• Juristes et conseillers juridiques, impliqués dans la conformité des processus de gestion documentaire aux obligations légales.
• Responsables de la sécurité des systèmes d’information, en charge de la protection des données.

Évaluation des acquis

Les modalités d’évaluation permettent de vérifier l’acquisition des compétences tout au long de la formation. Elles peuvent inclure :

Quizz et tests de connaissances : À la fin de chaque module ou à la fin de la formation, un quiz ou un test de connaissances est proposé pour évaluer la compréhension des notions abordées.
Études de cas pratiques : Des cas concrets sont soumis aux participants pour les évaluer sur leur capacité à appliquer les connaissances dans un contexte réel.
Travail en groupe : Les participants peuvent être évalués sur leur participation à des ateliers ou des simulations, où ils doivent collaborer et proposer des solutions adaptées à des cas donnés.

Modalités de satisfaction

Les modalités de satisfaction permettent de recueillir le ressenti des participants quant à la formation, son contenu, et sa pertinence.

Questionnaire de satisfaction en fin de formation : Un questionnaire est proposé à tous les participants pour évaluer plusieurs aspects de la formation :

La qualité des contenus et des supports pédagogiques.
La clarté des explications fournies par le/la formatrice.
La pertinence des exercices pratiques et des études de cas.
L’adéquation de la formation avec leurs attentes et objectifs professionnels.

Évaluation du formateur : Les participants peuvent évaluer la performance du formateur sur des critères comme la pédagogie, la capacité à répondre aux questions, l’animation des sessions, et la gestion des études de cas.

Ces modalités permettent à la fois de mesurer l’efficacité de la formation en termes de compétences acquises et de recueillir les impressions des participants pour améliorer les sessions futures.

Programme

Comprendre le cadre juridique et réglementaire de la dématérialisation dans la fonction publique

Contenu :
• Cadre légal et réglementaire :
o Connaître les lois encadrant la dématérialisation des documents administratifs dans la fonction publique, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD) et d’archivage électronique.
o Identifier les responsabilités de l’administration en matière de gestion et de conservation des dossiers des agents.
• Obligations liées à la dématérialisation :
o Maîtriser les obligations de sécurité, d’accessibilité et de confidentialité liées à la dématérialisation des dossiers.

Activité :
• Étude de cas réglementaire : Analyse des obligations légales de dématérialisation à partir de situations concrètes. Les participants identifieront les risques juridiques et les moyens de les éviter.

Mettre en place un processus de dématérialisation efficace et sécurisé

Contenu :
• Organisation de la numérisation des dossiers :
o Structurer un processus de numérisation des documents : sélection des documents à dématérialiser, préparation des fichiers, indexation, classification.
o Définir les étapes du workflow pour assurer un traitement fluide et sécurisé des dossiers des agents.
• Archivage électronique et gestion documentaire :
o Apprendre à organiser l’archivage électronique sécurisé des dossiers des agents (systèmes d’archivage électronique, gestion de la durée de conservation).

Activité :
• Atelier de workflow : Élaboration d’un plan de dématérialisation pour une administration publique fictive. Les participants devront définir les étapes et procédures nécessaires à la numérisation des dossiers des agents.

Assurer la sécurité et la confidentialité des données numériques

Contenu :
• Sécurisation des données :
o Apprendre à mettre en place des outils et procédures de sécurisation des données (chiffrement, contrôle d’accès, authentification forte, sauvegardes).
o Comprendre les enjeux de la protection des données personnelles et leur mise en conformité avec les exigences du RGPD.
• Gestion des droits d’accès :
o Savoir configurer et gérer les droits d’accès aux dossiers dématérialisés pour garantir la confidentialité des informations sensibles.

Activité :
• Simulation de sécurisation des données : Les participants mettront en place un plan de sécurité pour un système de dématérialisation, en tenant compte des exigences de protection des données et de la gestion des accès.

Gérer le changement et accompagner les équipes dans la transition numérique

Contenu :
• Conduite du changement :
o Apprendre à conduire le changement au sein des équipes pour assurer une transition en douceur vers la numérisation des dossiers.
o Identifier les freins au changement et savoir les lever en proposant des solutions adaptées.
• Formation des utilisateurs :
o Développer un plan de formation pour les utilisateurs finaux afin de les familiariser avec les outils numériques et les procédures dématérialisées.

Activité :
• Atelier de conduite du changement : Simulation de la mise en place d’un programme de transition numérique dans une administration publique. Les participants élaboreront un plan de communication et de formation pour accompagner les équipes.

Suivre et évaluer la mise en œuvre de la dématérialisation

Contenu :
• Mise en place d’indicateurs de suivi :
o Identifier et mettre en place des indicateurs de performance pour suivre la progression et l’efficacité de la dématérialisation.
o Évaluer les résultats obtenus et ajuster les procédures en fonction des retours des utilisateurs.
• Amélioration continue :
o Apprendre à proposer des améliorations pour optimiser le processus de dématérialisation en fonction des évolutions réglementaires et technologiques.

Activité :
• Étude de cas d’évaluation : Les participants analyseront un système de dématérialisation en place, en identifiant les points d’amélioration et en proposant des ajustements pour améliorer la performance.

Financement

Animation : 1 950,00 € par session, pour un groupe de 10 participants maximum

Conception (sur-mesure) : à définir – 1 950,00 €/jour

Formateurs

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