• Comprendre le cadre juridique et réglementaire de la dématérialisation dans la fonction publique
• Mettre en place un processus de dématérialisation efficace et sécurisé
• Assurer la sécurité et la confidentialité des données numériques
• Gérer le changement et accompagner les équipes dans la transition numérique
• Suivre et évaluer la mise en œuvre de la dématérialisation

• Comprendre les principes de gestion des dossiers dans la fonction publique et connaître les obligations administratives relatives aux agents
• Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’information ou la gestion documentaire numérique est recommandée
• La connaissance de base des enjeux liés au RGPD est un plus

• Responsables des ressources humaines (RH)
• chargés de la gestion administrative des agents
• Responsables informatiques
• Directeurs et cadres administratifs
• Juristes et conseillers juridiques

Objectif

Appréhender le cadre pour l’appliquer correctement

Contenu 

• Connaître les lois encadrant la dématérialisation des documents administratifs dans la fonction publique
• Identifier les responsabilités de l’administration en matière de gestion et de conservation des dossiers des agents
• Maîtriser les obligations de sécurité, d’accessibilité et de confidentialité liées à la dématérialisation des dossiers

Activité
• Étude de cas: Analyse des obligations légales de dématérialisation à partir de situations concrètes.

Objectif

Organiser la numérisation des dossiers et gérer l’archivage

Contenu

• Structurer un processus de numérisation des documents : sélection des documents à dématérialiser, préparation des fichiers, indexation, classification.
• Définir les étapes du workflow pour assurer un traitement fluide et sécurisé des dossiers des agents.
• Apprendre à organiser l’archivage électronique sécurisé des dossiers des agents (systèmes d’archivage électronique, gestion de la durée de conservation).

Activité
Atelier de workflow : Élaboration d’un plan de dématérialisation

Objectif

Sécuriser les données et gérer les droits d’accès

Contenu

• Structurer un processus de numérisation des documents : sélection des documents à dématérialiser, préparation des fichiers, indexation, classification.
• Définir les étapes du workflow pour assurer un traitement fluide et sécurisé des dossiers des agents.
• Apprendre à organiser l’archivage électronique sécurisé des dossiers des agents (systèmes d’archivage électronique, gestion de la durée de conservation).

Activité

• Atelier de workflow : Élaboration d’un plan de dématérialisation

Objectif

Former les utilisateurs et faire évoluer les pratiques

Contenu

• Apprendre à conduire le changement au sein des équipes pour assurer une transition en douceur vers la numérisation des dossiers
• Identifier les freins au changement et savoir les lever en proposant des solutions adaptées
• Développer un plan de formation pour les utilisateurs finaux afin de les familiariser avec les outils numériques et les procédures dématérialisées

Activité

• Atelier de conduite du changement : élaboration d’un plan de communication et de formation pour accompagner les équipes

Objectif

Mettre en places des indicateurs et appliquer le principe d’amélioration continue

Contenu

• Identifier et mettre en place des indicateurs de performance pour suivre la progression et l’efficacité de la dématérialisation
• Évaluer les résultats obtenus et ajuster les procédures en fonction des retours des utilisateurs
• Apprendre à proposer des améliorations pour optimiser le processus de dématérialisation en fonction des évolutions réglementaires et technologiques

Activité

• Étude de cas d’évaluation : Analyse d’un système de dématérialisation en place